e-Doręczenia usprawniają prowadzenie firmy w zakresie korespondencji urzędowej, firmowej i prywatnej. Gwarantują poufność, potwierdzenie tożsamości stron oraz dowód nadania i odbioru wiadomości. Od października do podmiotów zobligowanych do posiadania ADE dołączają przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. co oznacza, że wszyscy przedsiębiorcy w Polsce będą objęci tym obowiązkiem.

Jednym z kwalifikowanych dostawców e-Doręczeń jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. (PWPW), która od lat świadczy usługi zaufania. Oferowana przez spółkę usługa eDO Post łączy intuicyjną obsługę, szybkość działania i najwyższe standardy bezpieczeństwa, zapewniając wygodne oraz zgodne z przepisami narzędzie.

e-Doręczenia firmowym niezbędnikiem

Choć brak ADE nie wyklucza całkowicie innych form kontaktu z urzędami, w przypadku wielu e-usług administracji publicznej jest ono niezbędne. Przy czym w kontekście realizacji obowiązku firmowego istotne jest uzyskanie aktywnego adresu wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a nie samo utworzenie konta. Od października ADE przyda się m.in. do zarządzania danymi firmy w CEIDG. Próba jakichkolwiek zmian w rejestrze, na przykład zmiana adresu firmy, czy zawieszenie lub wznowienie działalności, będzie wymagać podania aktywnego adresu do e-Doręczeń.

Posiadanie ADE uprości także wiele kwestii związanych z podatkami oraz ubezpieczeniami społecznymi – za pośrednictwem e-Doręczeń będzie prowadzona korespondencja z Urzędem Skarbowym i ZUS. A także z organami administracji samorządowej czy Sanepidem lub Państwową Inspekcją Pracy. Firmowy adres wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych może służyć zarówno kontaktom z administracją, jak i korespondencji z kontrahentami.

Wygoda i bezpieczeństwo podstawą

Wybierając dostawcę e-Doręczeń, warto zwrócić uwagę nie tylko na zgodność z przepisami, ale również na to, jak usługa wspiera codzienne zarządzanie korespondencją. eDO Post od PWPW to rozwiązanie działające w ramach Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (KSD), zgodne z Ustawą, który umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej z zachowaniem skutków prawnych tradycyjnego listu poleconego, łącząc to z funkcjonalnością tradycyjnej skrzynki pocztowej.

– eDO Post powstał z myślą o potrzebach nowoczesnych organizacji. Łączy zgodność z przepisami dotyczącymi e-Doręczeń z rozwiązaniami, które usprawniają codzienną pracę, takimi jak integracja z wykorzystywanymi systemami, automatyzacja procesów czy intuicyjna obsługa. Dzięki temu wspiera nie tylko realizację obowiązków prawnych, ale także cyfrową transformację firmy – podkreśla Anna Weber, dyrektor Pionu Produktów Cyfrowych, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Rozwiązanie PWPW zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki szyfrowaniu korespondencji oraz uwierzytelnianiu dwuskładnikowemu. Dodatkowy etap logowania skutecznie wzmacnia ochronę dostępu do skrzynki ponad standardowe zabezpieczenie hasłem. System umożliwia również zarządzanie użytkownikami i nadawanie im zróżnicowanych uprawnień, co pozwala dostosować zakres dostępu do obowiązków poszczególnych pracowników. Każde logowanie i działanie w systemie są rejestrowane w zabezpieczonych logach, zapewniając pełną rozliczalność i możliwość audytu.

eDO Post rejestruje wszystkie zdarzenia związane z obiegiem korespondencji. W procesie tym wykorzystuje również inne usługi zaufania PWPW, takie jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz kwalifikowany znacznik czasu. Dzięki temu możliwa jest weryfikacja pochodzenia przesyłki, integralności jej treści oraz momentu wykonania poszczególnych czynności związanych z doręczeniem.

Platforma została przygotowana w modelu abonamentowym. Co istotne, komunikacja z podmiotami publicznymi pozostaje nielimitowana i bezpłatna.

Nowe możliwości dla organizacji

Nadchodzące zmiany to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także okazja do unowocześnienia procesów związanych z korespondencją. e-Doręczenia pozwalają zintegrować się z innymi systemami, ograniczyć obieg papierowych dokumentów, zwiększyć efektywność organizacji i usprawnić kontakt z administracją publiczną. Wczesne wdrożenie rozwiązania oraz aktywacja adresu do e-Doręczeń pomogą uniknąć problemów i zapewnią płynne przejście na nowy model komunikacji.

Źródło: PWPW

Napisz komentarz!